Финансовое обеспечение миссии включало жалованье ее членам, а также казну на посольские нужды и для раздачи. Выплаты участниками составили: Е. И. Украинцеву — 1650 руб., И. Чередееву — 450 руб. деньгами и 150 руб. «собольми», дворянам — по 100 руб., переводчикам, подьячим и толмачам — оклады «вперед на два года — на 208 и на 209 годы» и «подмоги и в приказ против обоих годов». Переводчикам дополнительно выдали «сукна и тафты… против прежняго», толмачам — «за запасы» по 2 руб.[2370] Присоединившийся в Таганроге Мейснер получил лишь доплату до полного оклада на текущий год — 39 руб. 80 коп. (по 5 руб. 40 коп. на месяц)[2371]. На дипломатические расходы было выделено «соболиной казны и иной мяхкой рухляди и китайских камок» на 5 тыс. руб., 3 пуда чаю «самого доброго зеленого», 10 пудов «кости рыбья зуба»[2372], 5 фунтов «дензую»[2373].

В стремлении заявить о России как новой морской державе Петр I решил отправить дипломатическую миссию Е. И. Украинцева на одном из новых кораблей. В рамках создания военно-морского флота с конца 1696 г. в Воронежском крае появляются верфи, на которых было заложено около четырех десятков судов. Более половины из них к лету 1699 г. удалось спустить на воду и оборудовать необходимым вооружением и такелажем. Для посольства царь приказал выделить один из четырех кораблей, построенных под г. Паншином, под названием «Крепость». По сведениям из статейного списка его вооружение составляло 46 пушек[2374] (по данным с гравюры Шхонбека — 36). Возможно, данный тип судов строился в подражание «барбарским» («варварийским») кораблям, распространенным на северном побережье Африки и в самой Турции. Экипаж «Крепости», возглавляемый капитаном голландского происхождения Петром фон Памбургом (Памбурхом), состоял почти полностью из иностранцев. Он включал поручика, двух штурманов, подштурмана, боцмана, «боцманзманта», констапеля и 16 матросов. Кроме того, 5 человек из солдат гвардейских полков выполняли роль матросов[2375].

Спустившись по р. Дон, 27 июня посольство достигло Азова, где находилось почти три недели. 16 июля по указу царя миссия направилась к строящемуся Таганрогу, где 22 июля 1699 г. перешла на посольский корабль. За время пребывания в Азове и Таганроге был подготовлен комплекс посольской документации.

С посланниками направлялись четыре грамоты (к султану, к везиру, «полномочная» и «проезжая») и два наказа (официальный открытый и тайный). Оригиналы грамот были написаны на больших александрийских листах бумаги и запечатаны государственной большой печатью: первые две — «глухой», остальные — «по отворчатому»[2376]. Беловые экземпляры наказов зафиксировали в «дестевых» (официальных) и «полудестевых» (тайных) тетрадях[2377]. Итоговая работа по подготовке дипломатической документации проходила на кораблях в Таганрогском заливе — на судне Ф. А. Головина «Скорпион» и посольской «Крепости». Будущий глава Посольского приказа получил к тому времени чин адмирала.