Проведение конгресса сильно осложнялось поведением польского посла С. Малаховского, который своими действиями в первые дни несколько раз ставил переговоры на грань срыва. Возникшая на встрече 10 (20) октября 1698 г. дискуссия между ним и доктором П. В. Постниковым, касавшаяся «достоинства польского короля и московского государя»[2326], привела к длительному конфликту из-за местоположения станов посольских делегаций: сначала с московским великим послом, затем с венецианским представителем. Судя по всему, познанский воевода отличался значительной импульсивностью, что было подмечено Возницыным во время встречи в Буде.
13 (23) октября при переезде в Карловицы на поле, где первоначально предполагалось размещение союзников, возник новый конфликт. По словам К. Рудзини, первым прибыл на место русский посол и занял почетное место справа от цесарского стана, которого так долго добивался. Сам же «венет» полагал, что занимать места под лагеря следовало одновременно всем. Малаховский, прибывший на место позже и увидевший умаление его чести, которого он ранее и опасался, попытался силой сдвинуть «московитов», но его постигла неудача. В знак протеста он вернулся на барки (будары), на которых приехал из Петер-Варадейна, и заявил, что отказывается принимать участие в конгрессе, «не получив волю своего короля по поводу скандальной и оскорбительной чрезвычайной ситуации»[2327]. Несмотря на все попытки австрийцев уладить ссору, наличие которой Возницын упорно отрицал («а у людей де его ни с кем никакой ссоры не было»[2328]), выход был найден лишь в перемещении на новое место выше по течению, где удалось найти более обширное пространство для лагерей. На освобожденное же поле перебрались посредники, установившие здесь здание (дворец) для проведения конференций.
Согласно предварительным договоренностям, принятым при участии посредников, конгресс проводился в формате отдельных двусторонних переговоров послов Османской империи с каждым из союзников по Священной лиге — Священной Римской империей, Венецией, Речью Посполитой и Россией. Представители римского папы, первые годы активно финансировавшего военные действия Лиги, в Карловицы не приезжали. Очередность встреч определялась временем вступления держав в антиосманскую коалицию, и поэтому представитель московского царя оказался последним в очереди. Официальный распорядок конгресса устанавливался специальными статьями, подготовленными британским и нидерландским послами 25 октября (4 ноября) 1698 г. Он предусматривал непосредственное участие во всех переговорах посредников, через которых оппоненты передавали друг другу предложения и требования, получали ответы, обсуждали тексты соглашений. Прямые встречи исключались.