Чтобы пояснить, как работает передача данных по API, расскажу, как выглядит типичное утро работающего с банком бухгалтера в большинстве компаний:

1. Кофе.

2. Выгрузка выписки из клиент-банка.

3. Загрузка выписки в бухгалтерскую программу.

4. В течение дня один или несколько раз обратная процедура с выгрузкой платежек в клиент-банк.

5. Еще кофе.

В это время бухгалтер работает оператором GUI (Graphical User Interface) – графических интерфейсов двух приложений. И пьет слишком много кофе.

Выгружать данные из одной программы и загружать в другую – не та работа, которая требует квалификации бухгалтера. Она вообще не требует участия человека. Вот как выглядит утро бухгалтера, который работает на современном софте, обменивающимся данными с банком через API:

1. Кофе – куда ж без него.

2. Выписки уже выгрузились автоматически, проводки сформированы, книги учета доходов и расходов у спецрежимников заполнены. Для последнего используются правила распознавания назначения платежа, которые основаны на технологиях машинного обучения (расскажу о них в следующем разделе). Платежки формируются в бухгалтерской программе и из нее же отправляются в банк.

Экономия времени для небольшой компании в среднем от десяти минут до часа – в зависимости от количества расчетных счетов и операций по ним. Это в день. А в год, соответственно, от двух до двенадцати дней. Работодатель не платит за операторскую работу по ставке бухгалтера, а бухгалтер может успевать больше. Сильнее всего сэкономить получается группам компаний и бухгалтерам, которые обслуживают нескольких клиентов.

API в бухгалтерии используется не только для интеграции с банками – через них можно «подружить» любые приложения. По опыту, наиболее востребован обмен данными с онлайн-кассами, CRM, платежными и товароучетными системами. Принцип тот же: никакого ручного ввода, никаких промежуточных выгрузок – данные из сервисов попадают сразу в учет. И никаких чудес: просто из процесса передачи данных исключили самое слабое звено – человека.

Часто предприниматели говорят, что бухгалтер – это патологоанатом бизнеса. Его диагнозы ставятся посмертно. И сколь бы угодно точными они ни были, предпринимать меры по оздоровлению компании на их основе уже поздно. Есть хорошая метафора об управлении компанией на основе бухгалтерских данных. Это похоже на управление автомобилем с заклеенным лобовым стеклом. Автомобиль движется вперед, а водитель пытается сориентироваться на дороге, глядя в зеркала заднего вида. Бухучет дает информацию для анализа и планирования. Но дает ее с запаздыванием. И дело не в том, что учет ведет тетя Маша. Есть объективные причины этого: