Система вертикального хранения документов лучше всего работает, когда документы сложены в алфавитном порядке, и одна из причин, почему ее не изобрели раньше, – до XVIII века алфавит знали далеко не все. Историк Джеймс Глик отмечает: «В конце XVII века регулярно покупающий книги грамотный англичанин мог за всю жизнь ни разу не столкнуться с данными, организованными в алфавитном порядке»[771]. Таким образом, алфавитная маркировка не стала первой пришедшей в голову схемой организации документации по простой причине: среднестатистический пользователь мог не знать, что Д следует за Г. Сейчас мы воспринимаем это как должное, потому что алфавиту учат всех школьников. Кроме того, до XVIII и XIX веков понятия «правильно» и «неправильно» в орфографии еще не были общепризнанными, поэтому знание алфавита не стало необходимым навыком. При составлении первых словарей возникла загадочная проблема: как группировать слова. Когда вертикальное хранение документов стало использоваться повсеместно (примерно в начале XX века), а в 1941 году появились изобретенные Фрэнком Джонасом потомки вертикальных папок – подвесные, в организации документооборота возник ряд преимуществ, которые, сейчас, скорее всего, покажутся очевидными, но на протяжении сотни лет представлялись серьезным новшеством:
• Бумаги можно не складывать и оставлять развернутыми, поэтому их содержимое легко проверяется.
• Легче обращаться и найти нужную бумагу: документы, лежащие с краю, было проще обрабатывать; документы, лежащие перед ними, не нужно было вынимать, чтобы достать нужные.
• Документы, связанные друг с другом, можно хранить в одной папке, а уже внутри нее разделять на категории (например, по дате или в алфавитном порядке, по теме или автору).
• Из шкафчика можно достать сразу все папки, что упрощало использование.
• В отличие от системы, где документы прочно скреплялись вместе, здесь можно было достать каждый отдельно и использовать неоднократно (принцип Федра).
• Когда папки заполнялись, их содержимое можно было легко распределить по другим папкам.
• Систему можно было легко расширить при необходимости, добавив папки.
• Информация стала открыта: при правильной маркировке документами мог воспользоваться любой человек, даже впервые столкнувшийся с системой.
Конечно, вертикальное хранение не решает всех проблем. Нам необходимо решить, как организовать документы и папки, не говоря уже о том, как структурировать ящики в картотеке, а если у вас несколько шкафчиков, то как привести в систему и