Это может выглядеть как угодно, вы ограничены только своей фантазией и изобретательностью. Если обнаружили, что часто путаете одну папку с документами с другой, обозначьте их цветом, чтобы можно было отличить. Если работа компании связана с большим количеством звонков по телефону или Skype, а клиенты, коллеги или поставщики находятся в разных часовых поясах, можно организовать связанные с этими звонками материалы по часовым поясам, чтобы было видно, с кем в какое время суток соединяться. Юристы хранят материалы дел в пронумерованных переплетенных книгах или папках в соответствии с номером законодательного акта. Иногда проще запомнить простую и довольно причудливую организацию: например, в магазинах одежды документы, связанные с обувью, хранятся в нижнем ящике, со штанами – на ящик выше, с рубашками и куртками – еще выше, а со шляпами – в самом верхнем.

Линда описывает чрезвычайно функциональную систему, которую они с коллегами использовали в компании со штатом в 250 000 человек и оборотом в 8 миллиардов долларов. Различные документы хранились в кабинетах руководителей и отдельных шкафах. Один или несколько шкафов были отданы под кадровые документы, другие предназначались для информации об акционерах (включая годовые отчеты), бюджетах и расходах на разные товары, а также для переписки. Хранение писем – неотъемлемая часть системы.

«Система хранения корреспонденции заключалась в том, что я сохраняла бумажные копии всех писем в трех экземплярах. Один помещался в папку, где документы хранились в хронологическом порядке, второй – в тематическую папку, а третий – туда, где все было сложено в алфавитном порядке по имени того, кто вел переписку. Мы держали все письма в папках на кольцах, а внутри были алфавитные разделители, или, если папка была слишком большой или часто использовалась, мы делали указатели с именем сектора. Снаружи четко писали содержание»[772].

«Система хранения корреспонденции заключалась в том, что я сохраняла бумажные копии всех писем в трех экземплярах. Один помещался в папку, где документы хранились в хронологическом порядке, второй – в тематическую папку, а третий – туда, где все было сложено в алфавитном порядке по имени того, кто вел переписку. Мы держали все письма в папках на кольцах, а внутри были алфавитные разделители, или, если папка была слишком большой или часто использовалась, мы делали указатели с именем сектора. Снаружи четко писали содержание»[772].

В дополнение к печатным копиям Линда сохраняла список всей корреспонденции с ключевыми словами в программе базы данных (она использовала FileMaker, но можно взять Excel). Когда нужно найти конкретный документ, она ищет его в компьютерной базе по ключевому слову. Так она определяет, в какой он папке (например, с хронологией за февраль 1987 года или в тематической подборке для проекта «Лиственницы», том 3). Если компьютеры ломались или она не могла найти его в базе данных, Линда почти всегда обнаруживала нужный документ, просматривая папки.