Очень Успешные Люди обычно организуют документы, используя иерархическую или гнездовую (вложенную) систему, в которой атрибуты – тема, человек, компания или хронология – встроены в другую схему организации. Например, некоторые компании организуют папки по географическому принципу, то есть по регионам или странам, а затем по темам, людям, компаниям или по хронологии.

Как бы выглядела гнездовая система сегодня в средней по размеру компании? Предположим, вы управляете организацией по производству автозапчастей и доставляете товар в 48 штатов континентальной части США. По каким-то причинам у вас разные условия для северо-востока, юго-востока, западного побережья и центральной части страны. Это может быть вызвано различиями в стоимости доставки или особенностями выбора продукции для этих территорий. Можно начать с комода для бумаг на четыре ящика, каждый из которых предназначен для одного региона. В ящике у вас будут папки для клиентов, расположенные в алфавитном порядке по их фамилиям или названиям компаний. По мере расширения бизнеса может понадобиться отдельный комод для каждой территории, где в одном ящике будут клиенты с А по Д, во втором – с Е по К и так далее. Не обязательно на этом останавливаться, и можно иерархически распределить документы в каждой папке. Как это сделать? Например, в обратном хронологическом порядке, где новые документы сверху.

Если у вас много отложенных заказов, для заполнения которых необходимо некоторое время, можно завести для них отдельную папку, поставив ее перед остальными в комоде для каждой территории. Сами заказы нужно разложить внутри нее в хронологическом порядке, чтобы быстро увидеть, как долго клиент не может получить заказ. Безусловно, существует бесконечное множество систем хранения бумаг. Вместо того чтобы отводить ящик определенному региону и раскладывать папки клиентов внутри, можно все верхние отделения промаркировать строго по алфавиту, а затем разделить каждое по регионам. Например, вы открываете ящик на A (для клиентов, чьи фамилии или названия компаний начинаются с A), и разделители внутри ящиков распределят содержимое по регионам: северо-восточный, юго-восточный, западное побережье и центральная часть страны. Не существует единого правила определения наиболее эффективной системы для какой-то компании. Успешная система – та, при которой вы тратите минимум времени на поиски, которая понятна каждому, кто входит в ваш кабинет. Ее легко описать. Опять же, эффективная система – та, которая дает возможность разгрузить как можно больше функций памяти вашего мозга и перенести их в хорошо маркированные и логически организованные внешние объекты.