«В офисе, как правило, упорядочивания требуют следующие вещи: корреспонденция, деловая документация, презентации, все необходимое для встреч (включая информацию, которую нужно просмотреть заранее), списки дел, календарь, контакты, книги и журналы», – добавляет Линда. Первые четыре лучше всего систематизировать в файлах, коробках или больших папках на кольцах. Что касается списков дел, календарей и контактов, это все тоже очень важно, поэтому Линда рекомендует даже небольшую избыточность: сохранять их и на бумаге, и в компьютере. Это работает только в том случае, если количество контактов скромное и помещается на бумаге. Например Крейг Коллман, CEO компании Atlantic Records, у которого 14 000 контактов, должен полагаться на компьютер, где держит весь список, а часто используемые хранит в мобильном телефоне. Если бы он записывал больше номеров на бумаге, искать в громоздком перечне было бы довольно тяжело.

Очень много времени отнимают сортировка и организация электронной почты, поскольку многие Очень Успешные Люди получают сотни писем в день даже после того, как спам-фильтр убрал все ненужное. Крейгу Коллману приходит около шестисот посланий ежедневно. Если бы он тратил на каждое всего по одной минуте, ему потребовалось бы десять часов в день. Чтобы успеть больше, он занимается этим в выходные и по возможности пересылает. Но, как и многие Очень Успешные Люди, он делает свою работу, потому что действительно любит ее. Делегирование проекта уменьшает долю участия в нем и радость, получаемую от работы, не говоря уже о том, что его опыт и знания часто нельзя заменить: проект только выиграет от его присутствия, но поток электронной почты, помимо телефонных звонков, обычной почты и встреч, отнимает слишком много времени.

Как организован обмен информацией в Белом доме? Начнем с того, что по соображениям национальной безопасности и у президента, и у вице-президента на столах не громоздятся кучи документов, и электронной почтой они не пользуются. Все сообщения проходят через ответственного секретаря, который решает, что приоритетно и над чем поработать прямо сейчас. Президент и вице-президент получают краткие отчеты по конкретным темам. Например, если глава государства хочет знать все о проекте строительства трубопровода в Миннесоте, сотрудники собирают информацию из телефонных звонков, встреч, электронной почты, факсов, писем и так далее и помещают в отдельную папку.

У каждого штатного сотрудника есть определенная свобода действий, чтобы решить, как именно сортировать или подавать документы и информацию, необходимые для работы. Не существует «стандарта Белого дома» или чего-то подобного. Специалист сам решает, как организовать те или иные сведения, относящиеся к его ведомству[774]. Такая распределенная структура – важное напоминание о том, что подход «сверху вниз» (как и на заводе GM во Фремонте) не всегда самый эффективный.