Прежде всего Екатерина хотела одобрить и поставить свою императорскую печать на достижениях Потемкина на юге. Долгие годы его враги при дворе преуменьшали его достижения, уверяли ее, что он тратит впустую или даже ворует крупные суммы, которые выделялись на развитие этих территорий. Потемкин знал, что успех путешествия Екатерины сделает его неуязвимым, а неудача погубит его. Он также понимал, что все дворы Европы будут наблюдать за ним. Поэтому он убеждал Екатерину, чтобы она взяла с собой иностранных послов, находившихся в Санкт-Петербурге, и они могли сообщить своим правителям обо всем, что видели.

Потемкин приложил все усилия и весь свой талант организатора для этого грандиозного предприятия. Он решал, где большой императорский караван будет останавливаться каждый вечер. Он сооружал или брал в аренду дома, поместья или дворцы, чтобы разместить там путешественников. Он выбирал места для балов, фейерверков и праздничных церемоний. Он заказал строительство больших, роскошных галеонов для путешествия императрицы и ее гостей по Днепру. Он печатал путеводители, где содержались детальные описания городов и деревень, мимо которых проплывали галеоны, а также было указано расстояние, которое флот преодолевал каждый день.

Екатерина составила список гостей. В него вошли далеко не все влиятельные вельможи. В список не включили прусского посла, поскольку после смерти Фридриха Великого годом ранее на трон в Берлине взошел его племянник Фридрих Вильгельм, а нелюбовь племянника к Екатерине была встречена взаимностью. Саксонский посол Георг фон Хелбиг также не был приглашен, так как имел обыкновение порочить Потемкина и его достижения.

Гораздо больше бросалось в глаза отсутствие членов семьи Екатерины. До последней минуты она планировала взять с собой двух старших внуков: десятилетнего Александра и восьмилетнего Константина. Она хотела показать им территории, города и флот, которые благодаря ее стараниям они должны унаследовать. Но чем ближе был день отъезда, тем сильнее возражали против него их родители. Обычно спокойная Мария Федоровна едва не впадала в истерику при мысли, что ее сыновья отправятся в путешествие в места, где регулярно случались эпидемии чумы и малярии. Доктор Роджерсон поддержал ее, Екатерина возражала, что будет жестоко, если бабушка отправится в столь долгое путешествие без сопровождения в лице кого-нибудь из членов ее семьи. Она писала Павлу и Марии: «Ваши дети принадлежат вам, но также они принадлежат мне и государству. С раннего детства я считала своим долгом окружить их самой нежной заботой. И я руководствуюсь следующими доводами: для меня станет утешением, что вдали от вас они будут рядом со мной. Неужто я в мои преклонные годы на шесть месяцев буду лишена возможности видеться с кем-нибудь из членов моей семьи?» Получив это письмо, Мария впала в еще большее отчаяние. Тогда Павел предложил себя и Марию в качестве сопровождения сыновей и его матери. Или, если это было возможно, он сам сопровождал бы императрицу в качестве члена ее семьи. В конце концов, он являлся наследником трона, и те земли, которые он посетит, однажды будут принадлежать ему. Почему бы ему не увидеть их? Но это предложение, как и все остальные, были холодно отвергнуты. «Ваше последнее предложение сильно расстроило меня», – писала Екатерина. Она не хотела брать с собой «тяжелое бремя», которым для нее являлось присутствие Павла, из-за него она не смогла бы насладиться триумфом Потемкина в полной мере.