Пример регламента проверки контрагентов, а также перечень типичных запросов и источников информации по ним вы можете найти в «Банке решений».

Регламент проверки контрагентов вы можете скачать в «Банке решений».

2. Составить регламент согласования и подписания договоров, который будет определять ответственных на каждом участке работы по договору.

Типовая ситуация: договор подписан, но каждый, кто имел отношение к процессу его составления и подписания, последовательно снимает с себя ответственность. Исполнитель, который вел договор, говорит, что лишь подготовил проект документа и отдал его в юридический отдел, а что с ним было дальше – не представляет. В юридическом отделе уверены, что через них этот договор не проходил. Бухгалтер, конечно, тоже его в глаза не видел. В итоге за все последствия подписания такого документа отвечает директор, вина вся тоже будет на нем.

Внутренний регламент прохождения договоров помогает избежать подобных ситуаций. Содержание регламента может варьироваться в зависимости от штата компании и структурных подразделений. Каждый визирующий должен проверять договор со своей профессиональной точки зрения: юрист – с правовой, финансист – с налоговой, менеджер – с технической и т. д.

Желательно предусмотреть лист согласования, который идет приложением к вашему экземпляру договора, или визирование, которое будет производить каждый отдел с обратной стороны договора. Для визирования можно, например, изготовить штампы с фамилиями и должностями ответственных по каждому отделу. Когда все визы будут проставлены, директор может подписывать договор.

В регламенте имеет смысл указать сроки реагирования на новый договор и сроки, в течение которых каждый из отделов должен написать свою резолюцию. Благодаря этому договор будет быстро проходить по отделам и подписываться, что, в свою очередь, положительно скажется на продажах и на общей эффективности компании.

Пример регламента согласования и подписания договоров вы можете найти в «Банке решений».

3. Разработать и систематизировать формы типовых договоров и документации (актов, отчетов, бланков заказов и т. п.).