От содержания вашей договорной документации зависит, в частности, размер ваших гражданско-правовых и налоговых рисков. По этой причине рекомендуем внимательно проанализировать ваши типовые документы и, если необходимо, разработать новые.

Если типовые формы будут заготовлены заранее и ваши специалисты будут активно их предлагать, то с большой долей вероятности в основу договора лягут именно ваши разработки. Если же контрагент будет настаивать на его форме договора, то и в этом случае вы сможете использовать формулировки из своего типового договора (а именно накладывать их на форму договора контрагента) и таким образом продвигать свои интересы.

Рекомендуем также создать систему внутренней классификации договоров. Это поможет легко ориентироваться в документах, например, по номеру договора определять, к какой группе он относится и/или на какой период он был заключен.

4. Составить регламент возврата и хранения договорной документации и график документооборота.

Первичная договорная документация по общему правилу должна храниться в течение пяти лет, потом ее можно уничтожать. При этом бухгалтеры считают, что возвратом и хранением подписанных документов должны заниматься менеджеры, взаимодействующие с клиентом, а менеджеры убеждены, что это прямая обязанность бухгалтеров. В итоге возникает неразбериха: одни документы теряются, другие хранятся неоправданно долго.

В регламенте, помимо прочего, целесообразно указывать:

• срок, в течение которого договор хранится в бухгалтерии;

• срок, когда договор передается в архив (внешний или внутренний);

• срок, когда договор уничтожается.

Практика показала, что функции архивирования, хранения и уничтожения документов следует передавать архивным организациям.

Пример регламента возврата и хранения документов, а также график документооборота вы можете найти в «Банке решений».