5. Организовать систематическую сверку с контрагентами.

Согласно законодательству о бухгалтерском учете, организация должна делать инвентаризацию в конце года, а также при смене бухгалтера, должностных и материально ответственных лиц. Помимо прочего, инвентаризация включает сверку с контрагентами. Многие этот момент игнорируют, и напрасно.

Пока все в порядке, контрагенты без проблем подписывают акты сверки. Но стоит только возникнуть спору, начинают утверждать, что товар или работы не были приняты / был предоставлен некачественный товар / работы приняло лицо, не имевшее на то полномочий, и т. д.

Вовремя подписанный акт сверки не дает возможности ввести в заблуждение суд. Кроме того, этот документ:

– является напоминанием для контрагента о его задолженности и становится важным доказательством размера задолженности в суде;

– страхует стороны от ошибок бухгалтера или менеджера (которые могут, например, забыть зафиксировать суммы для оплаты работ или товаров).

Сверку следует делать раз в квартал или раз в месяц в зависимости от объема работ / сотрудничества с контрагентами. Акты сверок выводятся из программы 1С автоматически. Организовать их пересылку контрагенту – чисто техническая операция. И она станет еще проще, если этот порядок предусмотреть в договоре.

6. Сделать регламент прохождения сделки.

Чтобы раз и навсегда перейти от «коллективной безответственности» к персональной ответственности, нужно составить регламент цикла сделки. Этот документ должен в деталях описывать:

А. Все этапы сделки (начиная с преддоговорного, когда потенциальный клиент впервые звонит в компанию, заканчивая постгарантийным) и сроки их прохождения.

Б. Процесс взаимодействия работников: кто что делает и кто за что отвечает на каждом этапе сделки.

Благодаря этому документу будет четко видна роль каждого сотрудника внутри общего бизнес-процесса.

Чтобы составить регламент, для начала проведите опрос всех задействованных в процессе заключения сделки сотрудников и выясните:

– кто какие задачи выполняет;

– кто несет ответственность за каждый участок сделки;