Стандартные формы писем приведены в приложении «Банк решений».

2. Сроки реагирования по дебиторской задолженности.

Разберем на нашем же примере. Согласно регламенту АКГ «АИП», менеджер отправляет письмо с напоминанием об оплате через две недели после возникновения задолженности. Это письмо менеджер составляет по типовой форме, его текст содержит вежливое обращение к контрагенту и призыв погасить задолженность. Также в регламенте можно прописать, чтобы менеджер продублировал такое письмо звонком и вел разговор, не выходя за рамки сценария.

Если контрагент не исполняет своих обязательств в течение двух недель после напоминания о задолженности, менеджер направляет ему второе письмо, составленное по форме о приостановлении работы, звонит и ведет разговор уже по более жесткому сценарию.

Если контрагент не погасил задолженность и после второго напоминания, менеджер направляет ему претензию, далее следует обращение в суд. Срок, по истечении которого должна направляться претензия и обращение в суд, регламентирован. В нашем примере это 40 и 60 дней соответственно с момента возникновения задолженности.

Когда типовые письма составлены и сценарии для устного общения разработаны, их легко применять и получать таким образом нужный результат.

8. Составить кредитную политику организации.

Если вы постоянно предоставляете отсрочки платежей и масштаб вашей компании такой, что многие вопросы приходится делегировать, правильным решением будет составить кредитную политику.

Она должна включать в себя:

• Свод мер и правил, которые позволяют контролировать, как предоставляются скидки и отсрочки платежей, используются кредиты.

• Описание процедур по взысканию задолженностей, распределение обязанностей в работе с должниками.

• Нормативные показатели соотношения дебиторской и кредиторской задолженностей, максимально допустимый размер дебиторской задолженности, нормативные показатели по коэффициенту оборачиваемости, так называемые бенчмарки (ориентиры), которые принимаются во внимание при сравнении текущих показателей с целевыми.

• Принципы ранжирования контрагентов в зависимости от их кредитного рейтинга, правила работы с каждой группой контрагентов.

• Регламент полномочий лиц, ответственных за предоставление отсрочек и скидок, с дифференциацией этих полномочий. К примеру, отсрочку платежа в 30% на пять рабочих дней может предоставить менеджер, а решение об отсрочке в 70% или на срок более месяца – только коммерческий директор, в то время как отсрочку контрагенту с низким кредитным рейтингом – только генеральный директор.