Если в процессе задействовано более одного человека, значит, должен быть старший. Этот главный принцип в армии применим и в бизнесе.

Необходимо определить, кто из сотрудников будет координировать процесс управления дебиторской задолженностью. В крупных компаниях за эту работу, как правило, отвечает финансовый директор или начальник юридического отдела, в небольших фирмах – главный бухгалтер или директор. Контроль в компаниях обычно обеспечивают директор, руководители отделов, а также внутренний контролер. Последний отслеживает, как соблюдаются регламенты, проверяет на достоверность управленческую отчетность и отчетность по дебиторской задолженности.

– Какая информация и в какой срок предоставляется.

Ответственные за управление дебиторской задолженностью должны знать, когда и какие цифры они должны предоставлять для анализа. Например, в последний рабочий день каждой недели или 30-го числа каждого месяца нужно показать:

– общую сумму задолженности;

– текущую задолженность;

– просроченную задолженность;

– соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей.

Сотрудник, отвечающий за управление дебиторской задолженностью, должен иметь достаточно полномочий и ресурсов на то, чтобы стимулировать других на действительно осмысленную и продуктивную работу. В противном случае данные останутся пустой статистикой.

Так, оценивая дебиторскую задолженность, важно делать поправки в управленческом учете. К примеру, если вам не платят уже полгода, вы вряд ли можете рассчитывать, что вам вообще когда-нибудь заплатят. В этой связи вероятность получения суммы долга можно оценить в 50%, сумму дебиторской задолженности также стоит считать в половинном размере (сумма, умноженная на вероятность) или же принимать иные допущения, которые будут более или менее отражать объективную картину.

– Действия по предотвращению неплатежей.

Регламент по работе с задолженностью должен создаваться вместе с регламентом цикла сделки и предусматривать действия по предотвращению неплатежей.

Практика показывает, что работу с проблемной задолженностью рациональнее передавать специализированным организациям. Следовательно, в регламенте нужно предусмотреть, в какие сроки передавать задолженность на аутсорсинг и с какой периодичностью контролировать подрядчиков.

Таким образом, регламент по управлению дебиторской задолженностью должен содержать четыре слагаемых: планирование, ответственность, мотивацию и контроль. Подробнее вопрос работы с задолженностями и управления дебиторской задолженностью я рассмотрел в своей книге «Арсенал должника и взыскателя».