Неточные определения, абстрактные указания, лишние слова «размывают» текст и, как любое многословие, делают его бестолковым и маловразумительным. Кроме того, невнятный текст отнимает время у адресата, который должен заниматься дешифровкой бессвязных фраз, с трудом понимая, в чём месседж. В составлении делового сообщения есть три составляющие, которые надо стремиться соблюдать: тема, краткость, ясность.

Тема

Трудно в это поверить, но в 2022 г. на электронную почту нам регулярно приходят письма с пометкой no subject или «без темы». Не сочтите за труд озаглавить своё послание. Помните, как в начальной школе надо было разбить рассказ на части и придумать заголовок к каждому отрывку? Оказывается, это очень полезное задание для того, чтобы вовремя научиться двум важным навыкам: а) выделять главное и б) кратко его формулировать.

Писать название темы необходимо для того, чтобы ваше письмо не затерялось в потоке другой корреспонденции, как безымянная шхуна в бурном море, и чтобы спустя какое-то время его проще было бы найти — иногда это бывает нужно даже через несколько лет. Поэтому не надо вместо темы писать обобщающие слова типа «важный вопрос», «просьба», «срочная просьба» или «выгодное предложение». Вместо этого пишите конкретно: «Выставка в галерее „Паразит“», «Аренда пакгауза под клуб на Лиговском 50», «Экспорт компрессора ЗИФ-ШВ-5М в Анголу», «Вагон свиного навоза из Могилёва по бартеру». Тогда получатель точно не перепутает исходящий от вас источник информации и в случае необходимости без труда отыщет вашу депешу в любое время.

Краткость

Если в вашем письме поднимается сразу несколько самостоятельных изолированных друг от друга вопросов, то пронумеруйте их по степени важности и укажите сроки к каждому из них. Представьте, что вы просите получателя: 1) оценить ваш синопсис к музыкальному клипу, 2) ответить на вопросы небольшого блиц-интервью, 3) выбрать и прислать вам пять фотографий исполнителей вокальных партий в новом музыкальном проекте для размещения их в материале на сайте вашего издания. Причём вам надо, чтобы задачи пунктов 2 и 3 были решены как можно скорее, потому что их уже прямо сейчас с нетерпением ожидает от вас выпускающий редактор, а вот с просьбой, изложенной в пункте 1, можно повременить. Если всё это будет отправлено скопом одной телегой, ваш респондент почувствует, что его грузят, это вынудит его взять паузу (а паузы, как мы уже выяснили, не сулят ничего хорошего). Ему придётся тянуть с ответом до тех пор, пока он не будет готов выполнить все три просьбы, чтобы отправить вам, в свою очередь, такую же нагруженную тремя ответами телегу. А если в одной из трёх позиций вдруг возникнет непредвиденный затор, то тогда вместе с ней могут законсервироваться на неопределённый срок и две другие. Избежать подобных недоразумений поможет сепаратный подход.