Ясность

Чётко прописывайте условия с обозначением сроков дедлайнов — формулировка «срочно вышлите фотографии» не годится, так как «срочность» для некоторых — понятие растяжимое. Лучше написать:

Пожалуйста, вышлите фотографии не позднее 4 февраля (пятница) до 15 часов, чтобы мы успели разместить пресс-релиз до субботы.

Пожалуйста, вышлите фотографии не позднее 4 февраля (пятница) до 15 часов, чтобы мы успели разместить пресс-релиз до субботы.

Всегда точно называйте объект, о котором говорите, и дату разговора.

Избегайте слов «это», «тот», «то». Переписка должна выглядеть так, чтобы её мог понять посторонний человек, который не в теме предмета разговора. Иначе в ней легко запутаться, как в этом письме, в котором формально соблюдены вежливость и деловой стиль, но при этом оно представляет собой образец, как не надо писать деловое письмо.

Так писать не надо:

ТЕМА: срочная просьба Федул Лукич, доброго времени суток Вам. В том экземпляре макета, который я повторно выслал Вам прошлый раз, вкралась ошибка в схеме разведения животных «пищуха» в расселинах заповедника на Красноярских столбах. Пришлите нам ту копию протокола, где говорится о возможном изменении рациона питания зверьков, а также условий в уставе нашего договора о проведении совместных мероприятий с тем ООО, чей курьер на той неделе не донёс нам оригинал этого протокола, в связи с чем рушатся сроки исполнения того заказа, который мы обсуждали месяц назад с теми заказчиками, что заказали у нас чучело генерального директора (в количестве 1 шт.) того ООО, что разработало тот макет, где выявлена ошибка и недочёты различного диаметра. Просьба поскорее выслать копию того протокола, о котором мы просим вам выслать её нас.

ТЕМА: срочная просьба

Федул Лукич, доброго времени суток Вам. В том экземпляре макета, который я повторно выслал Вам прошлый раз, вкралась ошибка в схеме разведения животных «пищуха» в расселинах заповедника на Красноярских столбах. Пришлите нам ту копию протокола, где говорится о возможном изменении рациона питания зверьков, а также условий в уставе нашего договора о проведении совместных мероприятий с тем ООО, чей курьер на той неделе не донёс нам оригинал этого протокола, в связи с чем рушатся сроки исполнения того заказа, который мы обсуждали месяц назад с теми заказчиками, что заказали у нас чучело генерального директора (в количестве 1 шт.) того ООО, что разработало тот макет, где выявлена ошибка и недочёты различного диаметра. Просьба поскорее выслать копию того протокола, о котором мы просим вам выслать её нас.