^{Типы потоков управления в BPMN}

Второй тип соединяющего объекта — это поток сообщений. Изображается штриховой линией, которая заканчивается открытой стрелкой. Поток сообщений показывает, какими сообщениями обмениваются участники.

^{Поток сообщений в BPMN}

Третий тип — ассоциации. Они изображаются пунктирной линией. Ассоциации используются для ассоциирования артефактов (данных или текстовых аннотаций) с объектами потока управления. Есть три вида ассоциаций: двунаправленная, направленная и ненаправленная.

^{Типы ассоциаций в BPMN}

Следующая категория BPMN-схемы — это роль, визуальный механизм организации различных действий в категории со сходной функциональностью. Роли бывают двух типов: пулы и дорожки. Пулы изображаются как прямоугольник, который содержит несколько объектов потока управления, соединяющих объектов и артефактов. Дорожки представляют собой часть пула, они позволяют организовывать объекты потока управления, связывающие объекты и артефакты. Напомню, что при определении должностных обязанностей необходимо четко описать функциональные обязанности сотрудников. Так вот, эти обязанности и могут стать либо пулом, либо дорожкой. И когда тот или иной процесс переходит от одного сотрудника к другому, или между подразделениями, или от сотрудника к нашему клиенту, то роли меняются. В любом случае роли определяются дорожками либо пулами.

^{Типы ролей в BPMN}

Закончим теоретическую часть описанием такой категории, как артефакты. Артефакты позволяют отображать дополнительную информацию в диаграмме, что делает ее удобнее для чтения и наполняет более внушительным объемом информации. Как и везде, в данном случае важно соблюдать баланс между избыточностью и необходимостью. Можно что угодно «влепить» в диаграмму, но чем она тогда будет отличаться от обычного текста? Артефакты делятся на три вида: данные, группы и текстовые аннотации. Первый показывает читателю, какие данные необходимы действиям для выполнения и какие данные эти действия производят. Обычно этот вид обозначается прямоугольником с загнутым верхним правым углом. Второй позволяет объединять различные действия, но не влияет на поток управления в диаграмме. Изображается прямоугольником с закругленными углами, граница которого — штрихпунктирная линия. Третий вид используется для уточнения значения элементов диаграммы и повышения ее информативности. Обозначается прямоугольной скобкой слева, в которой и пишется текст; по сути, это уточняющие комментарии.

Пример BPMN-диаграммы: как это выглядит

Вернемся к музыкальной аналогии и попробуем сыграть. Первое упражнение на нашем импровизированном фортепиано назовем «Учимся читать BPMN-диаграмму». Есть люди, которые умеют играть прямо с листа, но это требует наличия определенных компетенций. Поэтому поработаем ручкой или карандашом с диаграммой ниже (рекомендуем распечатать на принтере).

Бизнес-процесс «продажа товара». В данном случае нас интересует не сам процесс, а идентификация тех или иных элементов. Что мы видим на старте? Событие-сообщение, которое обозначено кругом с конвертом внутри. Начало у нас одно, а вот завершения — два, и выглядят они по-разному. Одно — с конвертом, другое — без, но в четко обозначенном круге. Весь процесс продаж построен на сообщениях. Первое сообщение — это получение запроса о товаре. Дальше идут промежуточные события.

Также на схеме присутствуют операторы. В зависимости от процесса на схеме есть оператор, управляемый данными (обозначенный как пустой ромб или ромб с косым крестом), и оператор, управляемый событиями (ромб с кружком и пятиугольником внутри). Это развилки, которые и обозначают выбор «налево или направо», они присутствуют в любом бизнес-процессе. Действия (сформировать предложение, рассмотреть предложение) выстроены в определенной последовательности и на схеме обозначены прямоугольниками со скругленными краями.

Потоки управления (черные стрелки) показывают последовательность тех или иных действий. Потоки сообщений (пунктирные стрелки) обозначают обмен информацией с покупателем — получение запроса о товаре, отправка предложения клиенту, получение отказа от предложения либо получение заказа, уведомление об отправке заказа.

Роли в данном случае — это менеджер отдела продаж, сотрудник отдела продаж и покупатель. Между этими тремя ролями происходит обмен информацией, данными и артефактами.

Изучив ноты, мы готовы играть на нашем фортепиано самостоятельно. А пока еще пару слов о важности применения бизнес-процессов. Моделирование бизнес-процессов используется для донесения широких аспектов информации до различных категорий пользователей. Диаграммы бизнес-процессов позволяют описывать сквозные бизнес-процессы и при этом помогают тем, кто их видит, быстро понимать процесс и легко ориентироваться в его логике.

^{Бизнес-процесс «продажа товара»}

Первые регламенты деятельности нашей организации мы начали формировать в 2009 году. Алгоритм работы был такой. Раз в неделю я садился с моим коучем Еленой Невзоровой и рассказывал ей, как вижу работу своей организации. После чего она общалась уже с моими сотрудниками, уточняла у них детали. И к следующей нашей встрече готовила драфт описания бизнес-процесса. Мы обсуждали нюансы, что-то корректировали, потом показывали это сотрудникам и обсуждали новый стандарт уже с ними. Таким способом за три месяца мы сформировали 16 стандартов, при этом в процессе принимал участие специалист по описанию реорганизации бизнес-процессов. Это занимало немало времени, но с тех пор автоматизация очень многое упростила. Общение с коучем, расшифровка аудиозаписей разговоров — сейчас это позволяет делать любой программный продукт. Вы беседуете с сотрудником, после чего запись вашего разговора расшифровывает искусственный интеллект и выдает базовый драфтовый текст, с которым вы начинаете работать. Сформируйте из текста алгоритм.

Что касается стоимости работы специалистов по реорганизации бизнес-процессов, то я привлекал их совершенно бесплатно. Это были студенты-практиканты с химико-технологического факультета. В рамках специальности «стандартизация и метрология» их учили формировать стандарты, в том числе BPMN-схемы. Практику эти студенты проходили у меня бесплатно, а потом уже получали за работу деньги. С некоторыми из них мы до сих пор поддерживаем отношения, я периодически обращаюсь к ним за помощью как к специалистам. Но обращаюсь все реже и реже, потому что прогресс не стоит на месте и наша система управления предприятием «АСТРА» способна перевести все данные на язык BPMN и сформировать основу для диаграмм по бизнес-процессам. Это не значит, конечно, что мы просто пишем промпт (запрос) для искусственного интеллекта и ждем результата. Бизнес-процесс в каждой организации индивидуален. Поэтому обязательно нужна более подробная входящая информация. Это может быть аудиозапись беседы с вашим сотрудником либо ваш собственный рассказ о том, как и куда вам двигаться. Это могут быть тексты, которые легко превращаются в таблицы. Это могут быть даже комиксы. Когда я говорю про комиксы, многие не понимают, о чем речь. Но предлагаю вам поискать, например, в интернете инструкцию по оказанию первой помощи при несчастном случае. Она будет в картинках. Любая грамотная инструкция основана на визуальном изображении тех или иных действий и кратком текстовом сопровождении. Это и есть комикс. Учитывайте также такой фактор, как клиповость мышления. Короткие видео люди воспринимают лучше, чем длинные тексты.

Выбирайте те методы и способы, которые присущи вашей организации. Процесс — важная составляющая вашей деятельности. Каждый процесс — это возможность повысить эффективность, возможность улучшить вашу работу. От широкомасштабных преобразований до небольших постепенных шагов, совершенствование процесса — важный и, увы, недооцененный инструмент, помогающий вам достичь своей цели.

Зачем оптимизировать процессы: эффективность, узкие места

В процессе написания книги прочитал одну интересную историю. В одной из армий решили повысить эффективность и оптимизировать процесс артиллерийской стрельбы. Человек, назначенный наблюдать за действиями бойцов (и описывать сам «бизнес-процесс»), столкнулся с неожиданной картиной. После заряжания пушки бойцы артиллерийского расчета вдруг замирали в странных позах и начинали двигаться, будто бы держа что-то вытянутой рукой. Это занимало несколько секунд, а в армейском деле это немало. Когда начали разбираться, выяснилось, что раньше пушки передвигались при помощи специальных лошадей. Чтобы животное не испугалось выстрела, его держали под уздцы в течение определенного времени. Лошадей давно не было, а ритуал остался. Его исключили — процесс пошел быстрее.

Вот что дает применение технологий описания и пересмотра бизнес-процессов: повышение эффективности, устранение ненужных действий, смысл которых давно исчез. Как говорил Пётр I: «Не держитесь устава, яко слепой стены; в нем ибо порядки писаны, а времен и случаев нет». Сокращение количества шагов прямо влияет на скорость: вы начинаете выполнять задачи быстрее, а значит, больше задач за меньшее время.